Trabajo remoto. Consejos para una correcta implementación
Estamos en la recta final de febrero, 2021. En una semana cumpliremos 1 año de estar resguardados en nuestras casas a causa de la pandemia por el Covid-19, sin poder salir a trabajar de forma común, al menos, la gran mayoría. Ha sido todo un reto, no sólo para quienes acudían a un lugar de trabajo a desempeñar sus labores y que ahora no pueden hacerlo, sino para las empresas o dueños de negocios que tuvieron que adaptarse a colaborar con su equipo de trabajo de forma remota para subsistir. Admitámoslo, nadie, absolutamente nadie, estaba preparado. Muchos nunca pudieron adaptarse al cambio y se quedaron en el camino. Los que lo lograron, sin saber exactamente cómo lo hicieron, permanecen de pie pero no salieron ilesos.
Pero, ¿por qué tomó a todos por sorpresa y ni las herramientas digitales que ya estaban desarrolladas fueron suficientes para resolver un problema tan básico como la comunicación?
En mi opinión, lo que falló no fue el no saber cuales herramientas digitales usar. El problema es que implementar esta forma de trabajo va más allá de eso. Se requiere de un cambio de fondo, de adoptar una cultura de trabajo y mentalidad distinta, de permear dicha cultura a todo el equipo, empezando, desde luego, por quien lo lidera.
No quisiera profundizar en el tema pero, hace no muchos años, inició un debate acerca del problema de la movilidad en las grandes urbes y cómo afectaba eso al desarrollo laboral y costo financiero para las empresas. Esto debido al tiempo de traslado, cada vez mayor, de un punto a otro de una ciudad y lo que eso representaba para un trabajador en términos de costo y tiempo, derivando incluso en problemas sociales. Recuerdo haber leído que, en la búsqueda de soluciones, alguien proponía una iniciativa en la que se pretendía que las empresas contrataran únicamente a trabajadores en un radio relativamente cercano a sus lugares de trabajo para evitar que los tiempos de traslado fueran mayores a 20-30 minutos. Me refiero a puestos de trabajo donde las actividades no requerían obligatoriamente estar presentes en un lugar físicamente, sino que pudieran realizar todas, o la gran mayoría de sus actividades, desde cualquier lugar. En ese entonces a nadie se le ocurrió que tal vez no era necesario siquiera que acudieran a un lugar para realizar sus actividades. Nadie propuso el teletrabajo, trabajo remoto o home office, como se le conoce. Y quien se atrevió, seguramente lo tildaron de incongruente o adelantado a su época. ¿Qué pensarán hoy en día?, tengo curiosidad.
Pero, ¿qué es trabajo remoto? Se define como la capacidad de poder realizar actividades laborales en un lugar distinto al de tu sitio de trabajo. La única condición es que dicho espacio alterno tenga las cualidades necesarias que propicien un ambiente adecuado para desempeñar las labores. Es decir, puede ser una habitación de tu casa, una oficina alterna (co-working) o cualquier espacio dedicado para ello. Con esto, queda claro que: una cafetería, restaurante o cualquier banca en la calle, no se considera formalmente como trabajo remoto porque las actividades que llegaras a realizar, de forma temporal o improvisada, no encajan con el término.
¿Y cómo debo implementar correctamente esta modalidad de trabajo? Mencioné que se trataba más de una cuestión de cultura y mentalidad, que de una correcta elección de herramientas digitales. El término ‘responsabilidad’, cobra más relevancia que nunca. Se trata de un compromiso y confianza mutua entre empleado y empleador. Es una modalidad que requiere de una estructura, procesos, canales de comunicación y flujo de información perfectamente definidos y de uso intuitivo para que sea accesible a todos los usuarios.
Pero por algo se empieza, así que te comparto 5 consejos básicos que te ayudarán a entrarle de forma correcta al teletrabajo y que te servirán para elevar notablemente tu nivel de eficiencia.
CREA UN ESPACIO DEDICADO. No tienes que construir o ampliar una habitación. Basta con acondicionar un escritorio, una silla y ordenar todo a su alrededor. Mantener tu espacio limpio, ordenado y dedicado sólo para realizar tus actividades, te permitirá mantenerte concentrado y enfocado. Por el contrario, tener un espacio desordenado o sucio te hará sentir incómodo y perderás concentración. Como tip adicional, usar mobiliario cómodo te será de gran utilidad y tu cuerpo lo agradecerá.
PLANIFICA TUS ACTIVIDADES DIARIAS. Es muy fácil perder la concentración y procrastinar si no tienes claros los objetivos o tareas que debes cumplir a diario. Empieza por las actividades que no te lleven más de 5 -10 minutos hacerlas, pero que al concluirlas te representen resultados importantes (contestar un correo en específico, enviar una cotización, hacer una llamada, etc). Siguiendo la regla del 80/20 o Ley de Pareto, nos dice que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus actividades. Por lo tanto, definir con precisión esas actividades que deberás realizar en el día para tener un gran impacto en tus resultados y rendimiento, es fundamental.
ARREGLO PERSONAL. Sé que suena tentador trabajar en pijama todo el día pero, créeme, eso le manda una señal incorrecta a tu cerebro y te hace menos productivo. Vístete como si fueras a salir, no es necesario llegar al extremo de ponerte un traje y corbata o un vestido de gala, sólo arréglate un poco e imagina que tendrás una reunión informal con alguien. Esto hará que te sientas más despierto y listo para iniciar tus actividades.
MANTÉN ABIERTA LA COMUNICACIÓN. Este punto es extremadamente importante. El hecho de que trabajes desde casa no implica que vas a aislarte. Por grande o pequeño que sea tu equipo de trabajo, siempre tendrás la necesidad u obligación de mantener o que te mantengan informado los demás. Recuerda que cada quien está haciendo sus labores desde puntos distintos y en algún momento se debe intercambiar información. Mi consejo es que uses canales adecuados de comunicación con tus compañeros y no uses los personales, como whatsapp. Existen muchas aplicaciones para comunicación de equipos de trabajo. Unas líneas abajo te menciono algunas.
TOMA DESCANSOS INTERMITENTES. Saca provecho de estar trabajando desde casa. Alterna descansos, como recompensas, cada que concluyas una tarea o serie de tareas. Prepárate un café, toma el sol, lee un poco. Está demostrado que estas pequeñas pausas elevan tu productividad. Tu cerebro agradecerá unos minutos de distracción para continuar trabajando concentrado.
Respecto a las herramientas digitales, te recomiendo que las que elijas resuelvan las siguientes necesidades:
Comunicación/mensajería
Como ya mencioné, elegir el canal de comunicación correcta con tus compañeros te permitirá mantener un flujo de trabajo colaborativo. La información nunca debe dejar de fluir. Algunas opciones son: Slack, Microsoft Teams o Google Currents.
Almacenamiento en la nube
Todo el tiempo estamos generando datos y la información se debe almacenar en un medio digital para poder compartirse con los demás. Enviar documentos por correo quedó en el pasado porque no es el medio adecuado para hacerlo, sobre todo si necesitas que dicho documento sea revisado y modificado por los demás. Mejor te recomiendo usar carpetas y documentos compartidos en la nube. Algunas opciones son: Dropbox, Google Drive o One Drive.
Videollamadas
Ahora no podemos hacer juntas o reuniones semanales de seguimiento en una sala u oficina, ¿cierto? No por eso vamos a dejar de tenerlas, sólo hay que sustituir el medio y en este caso usar una adecuada aplicación es importante. Hay gratuitas cuyas funciones básicos cumplen su cometido que es enlazarte con tus compañeros y tener una comunicación frente a frente. Hay otras mucho más avanzadas que te permiten usar herramientas para que transmitas un seminario entero y luzcas como todo un profesional. Prueba con una sencilla y explora otras opciones cuando lo creas necesario. Prueba con: Zoom, Skype, Google Meet o Webex.
Gestión de tareas/proyectos/equipos
Imaginarás que coordinarse y comunicarse con varias personas, cada una en una ubicación distinta, para intercambiar datos, establecer plazos de entrega, ver quien se encargará de una tarea en específico, en fin, de gestionar un proyecto en general, tiene su grado de complejidad. Si no cuentas con recursos o herramientas adecuadas, hacerlo puede ser todo un reto casi insuperable. Es aquí donde entran los PMS (Project Management Software) o Sistemas de Gestión de Proyectos. Su función es ayudarte a coordinar todas estas actividades y asignar tareas a cada miembro para darle un seguimiento adecuado. Existen muchas, te recomiendo algunas: Trello, Monday, Basecamp, Asana, etc.
Con estos 4 puntos, tienes cubierto lo básico para desempeñar correctamente el trabajo remoto. Dependiendo de la actividad o giro de la empresa en la que colabores, habrá herramientas complementarias que tal vez ocupes como: CRM, ERP, email marketing, gestión de redes sociales, etc. Estas son herramientas especializadas que tal vez ocupes para el puesto o cargo que desempeñas. Si la empresa donde colaboras no las tiene definidas, tal vez podrías buscar alternativas para proponer que se implementen y hagan más eficiente y colaborativo el trabajo en equipo.
El trabajo remoto es una modalidad que llegó para quedarse. Empresas visionarias se están dando cuenta de las bondades y beneficios que trae consigo. Es por ello que cada día surgen nuevas herramientas o recursos digitales que facilitan y te ayudan a mejorar tu desempeño bajo esta forma de trabajo. Si aún no te animas a entrarle, no pierdas más tiempo. Es el futuro y es ahora.
Comparte este artículo:
